Saat perusahaan memutuskan untuk merapikan operasional atau mendigitalisasi proses bisnis, biasanya akan muncul satu dilema utama di meja manajemen: mending langganan software bulanan yang sudah jadi di pasaran, atau bikin sistem custom dari nol?
Jawabannya tidak bisa dipukul rata. Semua tergantung pada skala bisnis, budget, dan seberapa unik Standard Operating Procedure (SOP) di perusahaan Anda.
Mari kita bedah kelebihan dan kekurangan dari kedua opsi ini dari kacamata investasi bisnis.
1. Software Langganan (SaaS): Cepat, Tapi Jadi Biaya Rutin (OPEX)
Software as a Service (SaaS) atau aplikasi langganan adalah produk massal yang dibuat untuk menyelesaikan masalah umum. Contohnya seperti aplikasi HRIS standar, software akuntansi massal, atau tools manajemen proyek publik.
Kelebihan:
-
Bisa langsung dipakai: Anda bayar hari ini, akun langsung aktif, dan sistem siap digunakan.
-
Biaya awal rendah: Tidak perlu keluar modal besar di depan karena sistemnya sewa bulanan atau tahunan.
Kekurangan:
-
Biaya membengkak seiring bertambahnya tim: Mayoritas software langganan mematok harga per user. Kalau tim Anda bertambah dari 10 orang menjadi 100 orang, tagihan bulanan Anda akan naik berkali-kali lipat.
-
Sistem yang kaku: Bisnis Anda yang harus menyesuaikan diri dengan cara kerja aplikasi, bukan sebaliknya. Fitur yang tidak Anda butuhkan tetap harus dibayar, dan fitur spesifik yang Anda butuhkan seringkali tidak tersedia.
2. Bikin Custom: Investasi Aset Digital (CAPEX)
Opsi kedua adalah membangun sistem sendiri. Di sini, Anda menyewa software house untuk merancang dan mengembangkan aplikasi yang 100% dibuat khusus untuk perusahaan Anda.
Kelebihan:
-
Menjadi aset perusahaan (CAPEX): Biaya yang Anda keluarkan di awal adalah pengeluaran modal belanja (Capital Expenditure). Aplikasi tersebut menjadi aset properti intelektual milik perusahaan Anda, bukan sekadar biaya operasional bulanan (OPEX) yang hangus.
-
Sistem mengikuti SOP bisnis Anda: Ini keunggulan utamanya. Kalau perusahaan Anda punya alur approval berlapis, sistem komisi yang rumit, atau butuh integrasi dengan mesin spesifik di pabrik, sistem custom bisa mengakomodasi itu semua.
-
Bebas biaya lisensi per user: Mau aplikasi dipakai oleh 5 orang atau 500 orang karyawan, Anda tidak perlu bayar biaya lisensi tambahan per kepala. Anda memegang kontrol penuh.
Kekurangan:
-
Butuh waktu pengerjaan: Anda tidak bisa langsung pakai besok. Ada proses requirement, desain, development, hingga testing yang biasanya memakan waktu beberapa bulan.
-
Investasi awal lebih besar: Secara nominal di awal memang lebih tinggi karena Anda membayar biaya riset dan tenaga programmer ahli untuk membangun pondasinya.
Mana yang Lebih Untung?
Jika bisnis Anda masih di tahap awal, jumlah karyawan masih hitungan jari, dan SOP belum terlalu baku, menggunakan software langganan adalah pilihan yang aman dan efisien.
Namun, jika bisnis Anda sudah berskala menengah ke atas, memiliki SOP operasional yang unik (seperti custom workflow di manufaktur, logistik, atau kontraktor), dan jumlah karyawan terus bertambah, maka berinvestasi pada custom software jauh lebih menguntungkan dalam jangka panjang. Anda tidak akan terjebak pada tagihan lisensi yang terus membengkak, dan sistem bekerja persis seperti yang manajemen inginkan.
Sebagai vendor IT yang sudah berbadan hukum dan berstatus PKP, doIT memiliki rekam jejak dalam merancang arsitektur sistem enterprise yang scalable. Memilih partner development yang legal dan transparan urusan pajak sangat penting agar investasi aset digital perusahaan Anda aman dan bisa dipertanggungjawabkan secara audit.
Penulis: doIT.co.id (Berpengalaman 8 tahun sebagai perusahaan IT / Software House, berbadan hukum resmi)
Baca juga :Perbandingan SwiftUI vs UIKit untuk Pengembangan Aplikasi iOS
