Checklist Fitur ERP yang Wajib Ada untuk Perusahaan Swasta

Ketika Laporan Keuangan Anda Tidak Pernah Cocok dengan Realita

Hari Kamis sore, Pak Budi—owner perusahaan kontraktor dengan 15 proyek berjalan—duduk di ruangannya sambil menatap layar laptop. Di hadapannya, ada tiga versi laporan budget proyek Graha Permata. Finance mengirim satu angka. Project Manager melaporkan angka berbeda. Spreadsheet terakhir yang dibuka 3 hari lalu menunjukkan angka ketiga.

"Yang mana yang benar?"

Pertanyaan ini bukan hal baru. Setiap bulan, ritual yang sama terulang. Tim finance lembur untuk rekonsiliasi. Manager proyek frustrasi karena approval pengajuan dana tertunda. Supplier menagih, tapi tim purchasing tidak tahu berapa sisa budget yang tersedia.

Yang lebih menyakitkan: kemarin ada kejadian Purchase Order (PO) senilai 180 juta terbit untuk pembelian material—padahal budget proyek tinggal 95 juta. Baru ketahuan setelah barang datang.

Ini bukan soal tim yang tidak kompeten. Ini soal sistem yang memang tidak dirancang untuk saling bicara.

Gejala: Tanda-Tanda Operasional Perusahaan Anda Sedang Berdarah

Jika Anda owner atau manajer perusahaan swasta—terutama yang mengelola proyek atau kontrak—coba cek, apakah situasi ini terasa familiar:

1. Approval Pengajuan Jadi Bottleneck

Karyawan mengajukan Purchase Request (PR) lewat WhatsApp, email, atau bahkan datang langsung ke ruangan. Manager harus buka chat satu per satu. Kadang lupa. Kadang double approve. Kadang approve yang salah orang.

Hasilnya? Pengajuan yang urgent tertunda 3-5 hari. Yang tidak urgent malah lolos duluan.

2. PO Terbit Tanpa Tahu Asal-Usulnya

Tim purchasing bikin PO manual berdasarkan PR yang—entah—sudah di-approve atau belum. Tidak ada tracking. Tidak ada jejak digital. Yang ada cuma file Excel bernama "PO_Final_Rev3_REAL_FIX.xlsx".

Belum lagi ketika harus cari tahu: PR ini untuk proyek mana? Sudah di-approve siapa saja? Masih relevan atau tidak?

3. Budget Overrun Baru Ketahuan di Akhir Bulan

Setiap PR yang diajukan harusnya memotong budget proyek secara otomatis—yang disebut committed budget. Tapi karena sistemnya masih manual, angka ini tidak pernah ter-update real-time.

Akibatnya, di akhir bulan baru sadar: proyek A over budget 40%, proyek B malah under-spending karena PR-nya застряв di meja manager yang sedang dinas luar.

4. Kasbon dan Realisasi Jadi Momok Administrasi

Karyawan lapangan mengajukan advances (uang muka) untuk operasional proyek. Prosesnya ribet. Realisasinya lebih ribet lagi.

Ada uang keluar tanpa nota. Ada nota tanpa kwitansi. Ada realisasi yang laporannya baru masuk 2 bulan kemudian—dan itu pun harus dikejar-kejar finance.

5. Expenses Nyasar ke Proyek yang Salah

Biaya BBM, biaya konsumsi, biaya transportasi—semua ini expenses yang harusnya tercatat rapi per proyek. Tapi kenyataannya? Sering salah kode proyek. Atau lebih parah: tidak tercatat sama sekali.

Pak Budi pernah kaget saat audit internal: ada pengeluaran 23 juta yang "nge-hang" tidak jelas masuk ke proyek mana.

Penyebab: Sederhana, Tapi Fatal

Anda mungkin berpikir masalahnya ada di SDM. Atau di budaya kerja. Padahal akar masalahnya lebih teknis—dan lebih mudah diperbaiki daripada yang Anda kira.

Tidak ada sistem yang menghubungkan satu proses dengan proses lainnya.

• PR diajukan di satu tempat (WA/email)
• Approval dilakukan secara manual tanpa jejak
• PO dibuat terpisah tanpa mengacu PR yang sudah close
• Budget tidak ter-update otomatis saat PR dibuat atau PO terbit
• Advances dan realisasi jalan di dokumen fisik atau spreadsheet terpisah
• Expenses dicatat belakangan, seringkali dengan data yang tidak lengkap

Ini seperti punya 5 orang karyawan yang tidak pernah saling ngobrol—padahal mereka harus kerja bareng setiap hari.

Risiko: Apa yang Terjadi Jika Anda Biarkan Ini Terus Berlanjut?

1. Cash Flow Anda Bocor Tanpa Anda Sadari

Setiap over-budget yang terlambat terdeteksi adalah uang yang keluar tanpa kontrol. Dalam setahun, ini bisa jadi jutaan—bahkan puluhan juta—rupiah yang sebenarnya bisa dihemat atau dialokasikan lebih produktif.

2. Keputusan Bisnis Anda Didasarkan pada Data yang Salah

Anda mau ekspansi? Mauambil proyek baru? Mau rekrut karyawan? Semua keputusan ini butuh data keuangan yang akurat. Kalau laporan keuangan Anda selalu "dikira-kira", Anda sedang judi dengan uang perusahaan sendiri.

3. Tim Anda Frustrasi dan Turnover Meningkat

Tidak ada yang suka kerja di tempat yang chaotic. Finance lembur terus. Purchasing salah terus. Project Manager bingung terus. Lama-lama, orang-orang terbaik Anda akan cari tempat lain yang lebih terstruktur.

4. Audit Jadi Mimpi Buruk

Entah itu audit internal, audit pajak, atau audit dari klien/investor—semua jadi sangat menyakitkan kalau data Anda berantakan. Anda bisa kehilangan kepercayaan. Atau lebih buruk: kena sanksi.

Solusi: Sistem ERP yang Dirancang untuk Realita Perusahaan Swasta Indonesia

Sejak 2017, DOIT sudah membantu puluhan perusahaan swasta—khususnya yang bergerak di bidang project-based—mengatasi masalah ini. Bukan dengan software asing yang mahal dan ribet, tapi dengan sistem ERP yang disesuaikan dengan cara kerja perusahaan Indonesia.

Ini bukan teori. Ini hasil pengalaman langsung membangun ERP untuk perusahaan yang menghadapi masalah persis seperti yang Anda hadapi sekarang.

Modul-Modul yang Wajib Ada (dan Saling Terhubung)

1. Modul Purchase Request dengan Approval Workflow

Karyawan bisa mengajukan PR langsung dari sistem. Manager menerima notifikasi. Approval dilakukan dengan satu klik—lengkap dengan alasan approve/reject dan jejak digital siapa saja yang sudah approve.

Tidak ada lagi PR yang hilang di chat WhatsApp. Tidak ada lagi approval yang lupa atau double.

Contoh flow:

• Karyawan lapangan bikin PR untuk beli semen 50 sak
• Sistem otomatis kirim notifikasi ke Project Manager
• PM approve → otomatis lanjut ke Procurement Manager
• Procurement approve → otomatis lanjut ke Finance Manager
• Finance approve → PR status jadi "Closed", siap diproses jadi PO

Semua tercatat. Semua transparan. Semua bisa di-audit kapan saja.

2. Modul PO yang Terintegrasi dari PR yang Sudah Closed

Setelah PR di-approve lengkap dan status-nya "Closed", tim purchasing bisa langsung generate PO dari sistem. Tidak perlu ketik ulang. Tidak perlu cross-check manual.

Data supplier, item, quantity, harga—semua sudah tercantum dari PR. Tinggal tambahkan terms & conditions, lalu PO siap dikirim.

Keuntungan:

• Tidak ada PO yang terbit tanpa PR yang valid
• Jejak audit jelas: PO ini dari PR nomor berapa, di-approve siapa saja
• Procurement bisa fokus negosiasi harga, bukan ngurusin administrasi

3. Modul Budgeting dengan Auto-Update Committed & Actual Budget

Ini yang paling krusial—dan paling sering diabaikan di sistem manual.

Begini cara kerjanya:

• Setiap proyek punya total budget, misal 500 juta
• Saat PR dibuat dan di-approve, sistem otomatis catat sebagai Committed Budget → budget yang sudah "dipesan" tapi belum keluar uangnya
• Saat PO closed (barang diterima/jasa selesai), sistem otomatis pindahkan dari Committed ke Actual Budget → budget yang benar-benar sudah keluar

Hasilnya:

• Anda bisa lihat real-time: dari budget 500 juta, berapa yang sudah committed, berapa yang sudah actual, berapa yang masih available
• Tidak ada lagi kejadian "budget habis tapi baru tahu di akhir bulan"
• Manager bisa ambil keputusan cepat: approve PR ini atau tunggu dulu?

4. Modul Advances Request dan Advances Realization

Karyawan lapangan butuh uang muka? Ajukan lewat sistem. Manager approve lewat sistem. Finance transfer, update status di sistem.

Setelah kegiatan selesai, karyawan upload bukti pengeluaran dan realisasi—semuanya di satu tempat. Finance tinggal review dan close.

Tidak ada lagi:

• Kasbon yang "menguap"
• Realisasi yang terlambat dilaporkan
• Uang muka yang tidak jelas statusnya

5. Modul Expenses yang Tercatat Otomatis

Setiap pengeluaran—baik yang dari PO, advances, atau expenses langsung—otomatis tercatat ke proyek yang sesuai.

Finance tidak perlu lagi input manual. Controller tidak perlu lagi rekonsiliasi satu per satu. Laporan per proyek otomatis ter-generate setiap saat.

Hasilnya:

• Anda tahu persis: proyek A sudah keluar biaya berapa, untuk apa saja, kapan
• Margin proyek ter-monitor real-time
• Tidak ada lagi pengeluaran yang "nyasar"

Implementasi: Dari Chaos ke Clarity dalam 6-8 Minggu

Anda mungkin berpikir: "Ini kedengarannya bagus, tapi pasti ribet implementasinya. Tim saya sudah sibuk, mana sempat training segala."

Pengalaman DOIT: implementasi ERP yang tepat justru menghemat waktu tim Anda, bukan menambah beban.

Fase 1: Assessment & Customization (Minggu 1-2)

Tim DOIT duduk bareng dengan Anda untuk mapping:

• Proses bisnis Anda yang sebenarnya (bukan yang di SOP, tapi yang di lapangan)
• Approval workflow yang sesuai struktur organisasi Anda
• Data master yang sudah ada (supplier, item, proyek, karyawan)

Sistem kemudian di-customize agar pas dengan cara kerja Anda—bukan memaksa Anda mengikuti sistem.

Fase 2: Development & Testing (Minggu 3-5)

Sistem dibangun. Tim Anda bisa mulai lihat demo. Bisa kasih feedback. Bisa minta penyesuaian.

Testing dilakukan dengan data real (yang sudah di-anonymize kalau perlu) agar Anda bisa lihat: "Oh, ini begini hasilnya kalau pakai sistem."

Fase 3: Migration & Training (Minggu 6-7)

Data dari sistem lama (Excel, dokumen, dll) dimigrasikan ke sistem baru. Tim Anda ditraining—bukan dengan manual tebal, tapi dengan praktek langsung sesuai role masing-masing.

• Finance ditraining modul budgeting dan expenses
• Purchasing ditraining modul PR dan PO
• Project Manager ditraining approval workflow
• Owner/Direktur ditraining dashboard dan reporting

Fase 4: Go-Live & Support (Minggu 8+)

Sistem mulai dipakai live. Tim DOIT standby untuk support. Ada masalah? Langsung bisa di-handle.

Bukan ditinggal begitu saja. Support tetap jalan—karena kami tahu, sistem sekuat apapun butuh manusia yang paham cara pakainya.

Hasil yang Bisa Anda Rasakan dalam 3 Bulan Pertama

Dari pengalaman klien-klien DOIT:

• Waktu approval turun 70% – yang tadinya 3-5 hari jadi cuma beberapa jam
• Budget variance turun hingga 85% – yang tadinya sering over/under budget jadi jauh lebih terkontrol
• Waktu rekonsiliasi finance turun 60% – yang tadinya lembur tiap bulan jadi selesai dalam hitungan hari
• Visibilitas real-time – owner bisa lihat posisi keuangan semua proyek kapan saja, dari mana saja

Tapi yang paling sering kami dengar dari klien:

"Sekarang kami tidur lebih nyenyak. Karena tahu semua sudah tercatat, semua terkontrol."

Kenapa Harus Sekarang?

Setiap hari Anda menunda, adalah hari di mana:

• Ada budget yang bocor tanpa Anda sadari
• Ada keputusan yang diambil berdasarkan data yang salah
• Ada tim yang frustrasi dengan proses yang tidak efisien

Anda tidak perlu menunggu sampai perusahaan Anda punya 100 karyawan atau 50 proyek. Justru, semakin cepat Anda bangun sistem yang benar, semakin mudah Anda scale up nanti.

DOIT sudah menemani puluhan perusahaan swasta di Indonesia sejak 2017. Kami paham bahwa setiap perusahaan punya keunikan masing-masing. Makanya sistem ERP kami tidak "satu ukuran untuk semua"—tapi disesuaikan dengan kebutuhan real Anda.

Sistem ERP yang tepat bukan soal teknologi. Ini soal ketenangan pikiran.

Langkah Selanjutnya

Kalau Anda owner atau manajer perusahaan swasta yang:

• Mengelola proyek atau kontrak
• Merasa proses approval dan budgeting masih berantakan
• Ingin punya visibilitas real-time tanpa harus lembur rekonsiliasi data

Saatnya bicara dengan tim yang sudah berpengalaman sejak 2017.

👉 Pelajari lebih lanjut tentang Sistem ERP DOIT

Atau hubungi tim kami untuk konsultasi gratis. Kami akan bantu Anda mapping masalah yang Anda hadapi—dan berikan gambaran jelas bagaimana sistem ERP bisa jadi solusinya.

Karena perusahaan Anda zasługują sistem yang sekuat visi Anda.

DOIT – Software House Indonesia
Membangun Sistem ERP untuk Perusahaan Swasta Sejak 2017