Dalam keseharian operasional perusahaan yang terus bertumbuh, proses Purchase Request (PR) adalah salah satu fondasi yang sering luput dari perhatian. Kelihatannya sepele, tapi kalau pengelolaannya masih manual—entah pakai kertas, excel yang dikirim via email, atau sekadar chat WhatsApp—dampaknya bisa meluas ke mana-mana. Efisiensi tergerus, akurasi data dipertanyakan, dan yang paling krusial: pengambilan keputusan strategis jadi ikut lambat.

Mari kita lihat lebih dekat, risiko apa saja yang mengintai ketika proses PR di perusahaan Anda masih dilakukan secara manual.

1. Proses Persetujuan yang Berbelit dan Tidak Transparan

Coba bayangkan skenario umum ini: Sebuah divisi mengajukan PR lewat email ke atasan. Atasan meneruskan ke finance untuk cek ketersediaan anggaran. Finance sibuk, email tertunda. Sementara di sisi lain, si pengaju tidak tahu harus menanyakan ke mana. Hasilnya? Waktu habis untuk saling kejar status, bukan untuk eksekusi.

Ketika perusahaan sudah mencapai skala tertentu, volume PR harian bisa puluhan bahkan ratusan. Tanpa sistem yang terintegrasi, proses approval jadi tidak transparan. Manajemen kesulitan memonitor mana PR yang masih pending, mana yang sudah disetujui, dan siapa yang menghambat. Akibatnya, bottleneck di proses pengadaan menjadi pemandangan sehari-hari.

2. Akurasi Data yang Dipertanyakan

Excel adalah tools yang luar biasa, tapi ia punya batasan. Dalam proses manual, human error seperti salah ketik kode barang, keliru jumlah, atau salah pilih vendor adalah risiko yang selalu ada. Apalagi kalau data harus direkam ulang dari satu spreadsheet ke spreadsheet lain, atau dari kertas ke excel.

Lebih jauh lagi, data yang tersebar di banyak file menyulitkan proses audit. Ketika setahun kemudian ada temuan atau perlu penelusuran, Anda akan disibukkan dengan kegiatan "cari-cari file" yang tidak produktif. Padahal, jejak audit yang bersih adalah salah satu kewajiban perusahaan yang ingin terus tumbuh sehat.

3. Sulitnya Mendapatkan Data untuk Keputusan Strategis

Bagi manajemen puncak, data pengadaan adalah salah satu input penting untuk mengambil keputusan. Tapi ketika data PR masih berserakan di file-file terpisah, sulit rasanya mendapatkan gambaran besar. Misalnya:

• Berapa total komitmen pengeluaran bulan depan?

• Vendor mana yang paling dominan dan punya performa pengiriman terbaik?

• Pola pembelian seperti apa yang bisa dioptimalkan untuk efisiensi?

Tanpa data yang real-time dan terstruktur, perusahaan kehilangan peluang untuk bernegosiasi lebih baik dengan supplier, atau mengantisipasi kebutuhan cash flow. Padahal, efisiensi di level strategis inilah yang membedakan perusahaan biasa dengan perusahaan yang unggul.

Solusi: Membangun Fondasi Digital untuk Pengadaan

Langkah keluar dari jerat proses manual adalah dengan mengadopsi sistem yang dirancang khusus untuk menangani kompleksitas ini. Bukan sekadar mengganti excel dengan google sheets, tapi membangun ekosistem digital yang menyatukan seluruh proses procurement dalam satu tempat.

Dengan membangun sistem ERP yang sesuai kebutuhan, proses PR bisa berjalan otomatis dan tertata:

• Alur approval berjalan sesuai hierarki yang sudah ditentukan, dengan notifikasi otomatis ke setiap pihak terkait.

• Setiap pengajuan langsung terhubung dengan data anggaran di finance, sehingga risiko over-budget bisa diminimalisir sejak awal.

• Semua riwayat pengajuan dan persetujuan tercatat rapi, siap diakses kapan saja untuk keperluan audit atau analisis.

• Manajemen procurement bisa melihat performa supplier, pola pengadaan, dan proyeksi pengeluaran secara real-time, cukup dari satu dashboard.

Mengapa Memilih DOIT sebagai Mitra Software House?

Membangun sistem ERP tentu bukan proyek kecil. Butuh mitra yang tidak hanya paham teknis, tapi juga paham dinamika bisnis di lapangan.

DOIT hadir sebagai software house Indonesia yang berdiri sejak 2017. Dengan pengalaman lebih dari 8 tahun dalam membangun sistem dan aplikasi custom, DOIT telah membantu berbagai perusahaan menciptakan solusi digital yang tepat sasaran. Terdaftar sebagai PKP, mereka berkomitmen pada profesionalisme dan kepastian administrasi. Lebih dari itu, fokus utama DOIT adalah pada solusi bisnis yang scalable—artinya, sistem yang dibangun hari ini akan tetap relevan dan mampu mengakomodasi pertumbuhan bisnis Anda di masa depan.

Mulai dari modul Purchase Request (PR), Purchase Order (PO), penerimaan barang, hingga manajemen vendor, semua bisa diintegrasikan dalam satu platform yang Anda miliki sepenuhnya. Bukan sistem sewa dengan biaya lisensi tahunan, tapi aset digital yang menjadi bagian dari fondasi perusahaan.

Proses manual mungkin masih "berfungsi" untuk saat ini. Tapi ketika perusahaan terus bertumbuh, kompleksitas akan bertambah, dan risiko dari proses manual akan semakin mahal. Beralih ke sistem yang terintegrasi bukan hanya soal mengikuti tren teknologi, tapi soal membangun fondasi agar perusahaan bisa bergerak lebih cepat, mengambil keputusan lebih tepat, dan pada akhirnya, menjadi lebih kompetitif.

Baca juga :OpenClaw dan Moltbook: Agen AI Punya Media Sosial Sendiri di 2026