Fitur HRIS yang Paling Dibutuhkan Perusahaan Swasta

Ketika Gaji Salah Transfer, Resign Letter Menumpuk

Bayangkan Senin pagi, jam 7.30. HP Anda sudah berdering 12 kali. Bukan dari klien, bukan dari investor—tapi dari karyawan yang gajinya kurang Rp 500 ribu. Sementara itu, di grup WhatsApp kantor, ada yang komplain gajinya dobel masuk. HRD Anda panik. Finance harus rekonsiliasi manual sampai malam. Dan Anda? Anda kehilangan kepercayaan dari tim yang seharusnya fokus mengejar target triwulan ini.

Ini bukan cerita fiktif. Ini skenario nyata yang dialami ratusan owner bisnis swasta setiap bulannya—semua karena sistem HR yang masih setengah manual, setengah Excel, setengah hati.

Gejala yang Sering Diabaikan: "Masih Bisa Kok, Nanti Aja"

Sebagai owner, Anda mungkin sudah merasakan gejalanya:

Database karyawan tersebar di mana-mana. Ada yang di Google Sheet, ada yang di folder komputer HRD, ada yang masih di email lama. Waktu butuh data resign karyawan 3 tahun lalu? Butuh 2 jam untuk nemu filenya.

Proses approval cuti masih via chat. Karyawan minta cuti di WhatsApp, atasan approve di email, HRD catat manual di Excel. Pas akhir tahun, sisa cuti kacau. Ada yang harusnya 3 hari malah tercatat 8 hari.

Perhitungan lembur jadi drama bulanan. "Pak, saya lembur 15 jam tapi di slip gaji cuma 10 jam." HRD cek CCTV, cek absensi manual, cek chat—makan waktu 3 hari buat klarifikasi satu orang.

Laporan HR selalu telat. Anda minta laporan turnover, produktivitas, atau cost per employee—HRD butuh seminggu lebih buat kompilasi dari berbagai sumber. Padahal keputusan strategis Anda butuh data itu kemarin.

Onboarding karyawan baru bikin repot. Dokumen kontrak, BPJS, data keluarga, rekening—semua dikumpulin manual. Karyawan baru mulai kerja hari pertama, tapi data lengkapnya baru masuk sistem 2 minggu kemudian.

Rasanya "masih bisa dihandle manual." Tapi kenapa setiap bulan, masalah yang sama terulang?

Akar Masalahnya Sederhana: Tidak Ada Satu Sistem Terpusat

Masalahnya bukan karena tim HRD tidak kompeten. Bukan karena karyawan suka komplain. Akar masalahnya teknis dan sangat sederhana:

Tidak ada single source of truth. Data karyawan tersebar di 5-10 tempat berbeda. Excel payroll, Google Sheet database, email approval, WhatsApp chat history, file scan fisik. Ketika satu data update di satu tempat, tempat lain tidak ikut update. Inkonsistensi data jadi pasti terjadi.

Proses approval tidak terstruktur. Cuti, izin, lembur, reimbursement—semua jalan lewat jalur komunikasi informal. Tidak ada audit trail, tidak ada tracking status, tidak ada reminder otomatis. Akibatnya, approval bisa lupa, bisa dobel, atau malah hilang di tengah jalan.

Perhitungan manual rentan human error. Rumus Excel payroll yang sudah kompleks, ditambah peraturan BPJS, PPh 21, tunjangan tidak tetap, potongan—satu salah ketik angka, hasilnya meleset jauh. Dan karena dikerjakan manual, errornya baru ketahuan setelah gaji masuk rekening.

Tidak ada integrasi antar modul. Absensi di satu sistem, payroll di Excel, database karyawan di Google Sheet. HRD harus export-import data manual tiap bulan. Proses copy-paste ini yang jadi sarang kesalahan data.

Intinya: sistem yang terpisah-pisah menciptakan chaos yang terstruktur. Dan chaos ini punya harga yang sangat mahal.

Risiko Kalau Dibiarkan: Lebih dari Sekadar "Ribet"

"Ah, ribet sih, tapi kan masih jalan."

Tunggu sampai Anda mengalami ini:

1. Kerugian Finansial Langsung

Salah hitung gaji karyawan—bayar dobel, Anda rugi. Kurang bayar, karyawan komplain, reputasi perusahaan jatuh. Satu kasus viral di media sosial atau forum kerja, calon talent berkualitas bisa kapok apply ke perusahaan Anda.

Lupa potong BPJS atau salah hitung PPh 21? Tunggu aja surat dari BPJS Ketenagakerjaan atau pemeriksaan pajak. Denda dan sanksi administratifnya bisa ratusan juta.

2. Turnover Karyawan Tinggi

Data LinkedIn menunjukkan 40% karyawan resign bukan karena gaji kecil, tapi karena administrative hassle. Gaji sering telat atau salah, cuti sulit diapprove, reimbursement lama cair—ini bikin karyawan good performer frustasi dan cari tempat lain.

Anda tahu berapa biaya mengganti satu karyawan? Recruitment, onboarding, training, dan lost productivity selama posisi kosong—rata-rata 1.5x gaji tahunan karyawan tersebut. Kalau turnover 20% dari 50 karyawan? Hitung sendiri berapa biaya tersembunyi yang Anda tanggung.

3. Produktivitas Anjlok

HRD Anda yang seharusnya fokus talent development, malah habis waktu untuk input data manual dan klarifikasi error. Owner yang seharusnya strategic thinking, malah harus turun tangan benerin masalah payroll.

Ini opportunity cost yang sangat besar—semua orang sibuk dengan hal yang seharusnya bisa diotomasi.

4. Kehilangan Insight untuk Keputusan Bisnis

Tanpa data real-time, Anda tidak tahu:

• Departemen mana yang turnovernya tertinggi (ada masalah kultur atau leadership?)
• Berapa cost per employee sebenarnya (termasuk benefit, training, overhead)?
• Apakah strategi recruitment efektif (time-to-hire, cost-per-hire, quality-of-hire)?
• Pola absensi dan produktivitas karyawan (ada yang underperform atau burnout?)

Keputusan bisnis jadi berdasarkan feeling, bukan data. Dan itu berbahaya ketika perusahaan mulai scale.

5. Risiko Hukum dan Kepatuhan

Undang-Undang Ketenagakerjaan, peraturan BPJS, aturan pajak—semuanya butuh dokumentasi yang rapi dan akurat. Kalau data Anda amburadul, saat ada inspeksi atau sengketa karyawan, Anda tidak punya bukti kuat.

Kasus PHK yang tidak terdokumentasi dengan baik? Bisa berujung gugatan ke Pengadilan Hubungan Industrial dengan nilai klaim ratusan juta.

Jadi ini bukan soal "ribet." Ini soal survival bisnis Anda.

Solusi: Sistem HRIS Custom yang Disesuaikan dengan DNA Bisnis Anda

Banyak yang langsung berpikir: "Ya udah, beli software HRIS yang ready-made aja."

Tapi tunggu dulu.

Software HRIS paket yang dijual di pasaran memang praktis—tinggal subscribe, tinggal pakai. Tapi ada satu masalah besar: bisnis Anda tidak sama dengan bisnis orang lain.

Perusahaan manufaktur punya sistem shift yang kompleks. Perusahaan retail butuh tracking karyawan di puluhan cabang. Perusahaan jasa profesional perlu perhitungan fee-sharing yang spesifik. Agency kreatif butuh project-based time tracking.

Software ready-made dipaksa harus "fit" untuk semua industri. Artinya:

• Banyak fitur yang tidak Anda pakai (tapi tetap bayar)
• Fitur yang Anda butuhkan justru tidak ada (harus pakai workaround manual)
• Proses bisnis Anda yang unik harus disesuaikan dengan software—bukan sebaliknya

Dan ini yang sering terjadi: Anda beli software untuk mengurangi pekerjaan manual, tapi malah menambah pekerjaan baru untuk "akalin" keterbatasan software tersebut.

Kenapa Custom HRIS adalah Investasi yang Tepat?

doIT, dengan pengalaman lebih dari 8 tahun sejak 2017 sebagai software house yang fokus pada solusi enterprise, menyarankan pendekatan berbeda: bangun sistem HRIS yang disesuaikan dengan preferensi dan kebutuhan bisnis Anda.

Ini bukan sekadar "bikin lebih mahal." Ini tentang membangun aset digital yang benar-benar bekerja untuk Anda, bukan Anda yang bekerja untuk software.

Fitur HRIS yang Bisa Disesuaikan Sepenuhnya:

1. Employee Database Management yang Terpusat

• Semua data karyawan—dari personal info, kontrak kerja, riwayat training, hingga performance review—tersimpan di satu sistem
• Role-based access: HRD lihat semua data, manajer hanya lihat tim mereka, karyawan hanya lihat data sendiri
• Document management: scan KTP, NPWP, ijazah, BPJS—semua tersimpan digital dan searchable
• History tracking: semua perubahan data tercatat siapa, kapan, dan apa yang diubah

2. Attendance & Leave Management yang Fleksibel

• Integrasi dengan fingerprint, face recognition, atau mobile check-in (sesuai kebutuhan Anda)
• Custom leave policy: cuti tahunan, cuti sakit, cuti khusus—aturannya bisa disesuaikan per level jabatan atau masa kerja
• Approval workflow yang terstruktur: cuti langsung ke atasan langsung, auto-reminder kalau pending, history approval tersimpan
• Sisa cuti otomatis terhitung real-time—tidak ada lagi ribet tutup buku akhir tahun

3. Payroll Automation yang Akurat

• Custom payroll rules: gaji pokok, tunjangan tetap/tidak tetap, lembur, bonus, insentif—rumusnya dibuat sesuai kebijakan perusahaan Anda
• Auto-calculation: BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, PPh 21—semua otomatis sesuai aturan terbaru
• Integration-ready: bisa langsung integrasi dengan sistem banking untuk auto-transfer gaji
• Payslip digital: karyawan akses sendiri via portal/mobile app, tidak perlu cetak atau email manual
• Audit trail lengkap: siapa approve, kapan proses, perubahan apa yang terjadi—semua tercatat

4. Performance & Appraisal Management

• Custom KPI framework: setiap departemen atau posisi bisa punya indikator berbeda
• Continuous feedback: tidak hanya review tahunan, tapi ongoing feedback yang terdokumentasi
• 360-degree review: feedback dari atasan, rekan kerja, bawahan—kalau Anda butuh
• Performance history: tren kinerja karyawan dari waktu ke waktu, basis data untuk keputusan promosi atau training

5. Recruitment & Onboarding Pipeline

• Applicant tracking: dari job posting, screening CV, interview, sampai offer letter—semua di satu sistem
• Collaborative hiring: hiring manager bisa kasih feedback langsung di sistem, tidak via email bolak-balik
• Digital onboarding: karyawan baru isi data sendiri via form digital, upload dokumen, akses company handbook—sebelum hari pertama kerja
• Auto-provisioning: begitu karyawan join, data langsung masuk payroll, akses email/tools otomatis dibuat

6. Report & Analytics yang Powerful

• Dashboard real-time: headcount, turnover rate, absensi, overtime cost—semua update otomatis
• Custom report: Anda butuh laporan spesifik untuk board meeting? Bisa dibuat sesuai kebutuhan
• Predictive analytics: tren turnover, proyeksi cost, pattern absensi—untuk decision making yang lebih baik
• Export fleksibel: Excel, PDF, atau integrasi langsung ke BI tools kalau perusahaan sudah pakai

7. Employee Self-Service Portal

• Karyawan bisa akses data sendiri, ajukan cuti/izin, lihat payslip, update info personal—tanpa harus minta HRD
• Mengurangi beban administratif HRD sampai 60%
• Mobile-friendly: bisa diakses dari HP, tidak harus di depan komputer kantor

8. Integration dengan Sistem Lain

• ERP, accounting software, project management tools—custom HRIS bisa diintegrasikan
• API ready: kalau suatu saat Anda mau tambah sistem baru, mudah dikoneksikan
• Data sinkronisasi otomatis, tidak perlu export-import manual lagi

Keunggulan Sistem Custom HRIS dari doIT:

Fleksibilitas Tanpa Batas Bisnis Anda berkembang, regulasi berubah, kebijakan perusahaan update? Sistem bisa dikembangkan mengikuti kebutuhan. Tidak terkunci dengan fitur yang sudah jadi seperti software paket.

Ownership Penuh Sistem ini milik Anda 100%. Tidak ada biaya subscription bulanan yang terus membengkak seiring bertambahnya user. Tidak ada ketergantungan dengan vendor yang bisa sewaktu-waktu menaikkan harga.

Skalabilitas Terjamin Mulai dari 50 karyawan, berkembang ke 500 karyawan? Sistem bisa tumbuh mengikuti. Infrastruktur dirancang untuk scale-up tanpa harus rebuild dari nol.

Security & Compliance Data sensitif karyawan tersimpan di server Anda sendiri (on-premise) atau private cloud. Compliance dengan regulasi data privacy bisa dijamin. Audit trail lengkap untuk keperluan legal atau inspeksi.

Support yang Memahami Bisnis Anda Tim doIT tidak sekadar technical support, tapi partner yang memahami workflow dan tantangan bisnis Anda. Update sistem, troubleshooting, atau pengembangan fitur baru—responsnya cepat karena sistemnya kami yang bangun.

Alur Implementasi: Dari Chaos ke Clarity dalam 3-6 Bulan

Mungkin Anda berpikir: "Kedengarannya bagus, tapi pasti prosesnya ribet dan lama."

Tim doIT sudah menghandle puluhan proyek HRIS custom sejak 2017. Kami tahu owner butuh hasil cepat tanpa mengganggu operasional. Makanya alur implementasinya dirancang sistematis dan predictable:

Fase 1: Discovery & Analysis (2-3 Minggu)

Kami duduk bareng dengan Anda dan tim HR untuk:

• Mapping proses HR yang sekarang berjalan (dari recruitment sampai payroll)
• Identifikasi pain points dan bottleneck
• Memahami regulasi dan kebijakan khusus perusahaan Anda
• Menentukan prioritas fitur: mana yang harus ada di fase 1, mana yang bisa fase 2

Output: Blueprint sistem yang jelas—Anda tahu persis apa yang akan dibangun.

Fase 2: Design & Prototyping (2-3 Minggu)

• UI/UX design yang user-friendly (HRD Anda akan pakai ini setiap hari, jadi harus nyaman)
• Database structure yang robust dan scalable
• Workflow approval yang sesuai dengan hierarki organisasi Anda
• Prototype interaktif—Anda bisa "coba" sistemnya sebelum development dimulai

Output: Preview sistem yang bisa Anda validasi dan approve.

Fase 3: Development & Testing (8-12 Minggu)

• Coding menggunakan best practice dan technology stack modern
• Iterative development: Anda bisa lihat progress setiap 2 minggu
• Quality assurance & testing: semua fitur ditest sampai tidak ada bug kritis
• UAT (User Acceptance Testing): tim HR Anda yang coba langsung dan kasih feedback

Output: Sistem yang siap digunakan, sudah ditest oleh user sebenarnya.

Fase 4: Data Migration & Integration (2-3 Minggu)

• Migrasi data karyawan dari sistem lama (Excel, Google Sheet, dll.) ke sistem baru
• Integrasi dengan fingerprint/attendance device yang sudah ada
• Integrasi dengan banking/accounting software kalau diperlukan
• Pastikan semua data akurat dan tidak ada yang hilang

Output: Data lengkap sudah di sistem baru, siap operasional.

Fase 5: Training & Go-Live (1-2 Minggu)

• Training untuk HRD admin: cara input data, proses payroll, generate report
• Training untuk manager: cara approve cuti, lihat data tim
• Training untuk karyawan: cara pakai self-service portal
• Go-live dengan monitoring ketat dari tim doIT

Output: Tim Anda confident pakai sistem baru, operasional berjalan lancar.

Fase 6: Post-Launch Support & Optimization (Ongoing)

• Monitoring sistem 1 bulan pertama untuk memastikan tidak ada issue
• Support channel yang responsif (WhatsApp group, email, atau ticketing system)
• Perbaikan minor dan adjustment sesuai feedback user
• Maintenance dan update berkala

Output: Sistem stabil dan tim doIT siap support Anda kapan saja.

Total waktu: 3-6 bulan dari kick-off meeting sampai sistem fully operational. Jauh lebih cepat dari yang Anda bayangkan, dan dengan risk yang terukur di setiap tahapan.

Investasi yang Berbanding Lurus dengan ROI

"Berapa biayanya?"

Pertanyaan yang wajar. Tapi pertanyaan yang lebih tepat adalah: "Berapa biaya yang saya keluarkan setiap bulan karena sistem HR yang tidak efisien?"

Hitung saja:

• HRD lembur 20 jam setiap bulan untuk proses payroll manual = biaya overtime + opportunity cost
• Salah hitung gaji 2-3 kali setahun = kerugian finansial + damage reputasi
• Turnover karyawan 5 orang per tahun karena administrative hassle = biaya recruitment + training + lost productivity
• Owner dan manajer spend 10 jam per bulan untuk urusan HR yang seharusnya otomatis = opportunity cost untuk strategic work

Total biaya tersembunyi ini bisa mencapai puluhan hingga ratusan juta per tahun—tergantung skala bisnis Anda.

Investasi untuk custom HRIS adalah one-time investment yang mengeliminasi biaya-biaya tersembunyi tersebut. Dan karena sistemnya milik Anda, tidak ada recurring cost yang terus membengkak seperti software subscription.

ROI-nya bukan cuma dari penghematan cost, tapi juga:

• Peningkatan produktivitas HRD sampai 60%—mereka bisa fokus ke talent development, bukan admin
• Pengurangan error payroll mendekati 0%—tidak ada lagi drama gaji salah
• Penurunan turnover karena employee experience yang lebih baik
• Data-driven decision making yang membuat strategi HR dan bisnis lebih efektif

Banyak klien doIT yang merasakan break-even dalam 12-18 bulan, dan setelah itu pure savings + value add.

Saatnya Ambil Keputusan: Chaos atau Clarity?

Anda punya dua pilihan sekarang:

Pilihan 1: Tetap bertahan dengan sistem setengah manual, berharap HRD semakin jago Excel, dan berdoa error payroll tidak terjadi lagi bulan depan. Terus bayar biaya tersembunyi yang Anda bahkan tidak sadari berapa totalnya.

Pilihan 2: Investasi di custom HRIS yang disesuaikan 100% dengan DNA bisnis Anda, built untuk scale, dan menjadi aset jangka panjang yang terus memberikan value seiring perusahaan berkembang.

doIT sudah membantu puluhan perusahaan swasta—dari yang punya 30 karyawan sampai 500+ karyawan—mentransformasi sistem HR mereka dari chaos menjadi clarity. Dari manual error-prone menjadi automated dan akurat. Dari data tersebar menjadi satu source of truth.

Pengalaman lebih dari 8 tahun sejak 2017 membuat kami paham betul tantangan unik perusahaan swasta di Indonesia: regulasi yang dinamis, kultur kerja yang beragam, dan ekspektasi owner yang tinggi terhadap ROI.

Kami tidak menjual software. Kami membangun solusi yang benar-benar bekerja untuk Anda.

Langkah Selanjutnya: Konsultasi Gratis, Tanpa Komitmen

Sebelum Anda memutuskan apa-apa, mari kita ngobrol dulu.

Tim doIT menawarkan konsultasi gratis untuk:

• Analisis sistem HR yang sekarang berjalan di perusahaan Anda
• Identifikasi pain points dan potential improvement
• Estimasi ROI kalau Anda implement custom HRIS
• Rekomendasi fitur prioritas yang sesuai dengan kondisi bisnis Anda saat ini

Tidak ada sales pitch yang memaksa. Tidak ada komitmen yang mengikat. Hanya diskusi profesional antara owner dengan expert yang sudah puluhan kali menghandle kasus serupa.

Hubungi kami sekarang:

📱 Kunjungi: https://www.doit.co.id/jasa-pembuatan-sistem-hris

Isi form konsultasi atau langsung chat dengan tim kami. Dalam 24 jam, kami akan schedule meeting (online atau offline) sesuai waktu Anda.

Sistem HR yang berantakan itu seperti fondasi rumah yang retak—mungkin belum roboh hari ini, tapi Anda tidak tahu kapan semuanya akan runtuh.

Jangan tunggu sampai kehilangan karyawan terbaik, atau sampai denda dari BPJS/pajak datang, atau sampai reputasi perusahaan rusak karena viral soal gaji kacau.

Ambil langkah sekarang. Build sistem yang tepat. Dan fokus pada apa yang benar-benar penting: mengembangkan bisnis Anda.

doIT siap menjadi partner dalam transformasi HR Anda.

Baca juga :Kenapa Manajemen Data Penyewa Sering Berantakan dan Solusinya